Nachfolgende Informationen zum Berufsbild entnommen aus bzw. eng angelehnt an

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Zugriff am 01. Januar 2011

Aufgaben und Tätigkeiten (Kurzform)
Bürokaufleute erledigen in Betrieben und Institutionen organisatorische und kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten - von allgemeinen Verwaltungsaufgaben über Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung bis zu Rechnungswesen und Schriftverkehr. Zudem kümmern sich Bürokaufleute um Steuer- und Versicherungsfragen sowie um Bestands- und Verkaufszahlen.

Sie schreiben Rechnungen, überwachen Zahlungseingänge und leiten ggf. Mahnverfahren ein. In der Lagerwirtschaft prüfen sie die eintreffende Ware, kontrollieren die Lagerbestände, erstellen Statistiken und überwachen die Lagerkosten. Zu ihren Tätigkeiten können auch Aufgaben in Vertrieb, Einkauf und Verkauf gehören. Um ihre vielseitigen Arbeiten effizient erledigen zu können, müssen Bürokaufleute Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme ebenso beherrschen wie E-Mail-Clients, Telefonanlagen und Faxgeräte.

Bürokaufleute erledigen alle kaufmännisch-verwaltenden und organisatorischen Tätigkeiten innerhalb eines Betriebes, einer Behörde oder eines Verbandes und achten darauf, dass die betrieblichen Informations- und Kommunikationsflüsse reibungslos funktionieren.

Das Büro perfekt im Griff

Die Aufgaben von Bürokaufleuten sind vielfältig: Egal, ob es sich um die Gehaltsabrechnung in einer Großbäckerei, um die Buchhaltung in einem IT-Unternehmen oder um die Lagerverwaltung in einem Baugeschäft handelt - Bürokaufleute wissen, wie sie Tätigkeiten dieser Art zu bewältigen haben.

Als Organisationstalente mit einem ausgeprägten Sinn für Ordnung behalten sie auch dann den Überblick, wenn das Telefon klingelt, ein Kollege dringende Arbeitsunterlagen benötigt und gleichzeitig die wichtige Kundenbesprechung für den nächsten Tag vorbereitet werden muss. Der Alltag im Büro ist ohne PC nicht vorstellbar: Bürokaufleute erledigen den allgemeinen Schriftverkehr und erstellen Abrechnungen, Auswertungen, Statistiken und Zwischenbilanzen zur laufenden Berichterstattung und Betriebskontrolle. Außerdem planen, koordinieren und überwachen sie Termine, sichten die eingehende Post, nehmen Aufträge entgegen, prüfen Eingangsrechnungen und klären Differenzen ab.

Zu ihren Aufgaben gehört es auch, Rechnungsunterlagen zusammenzustellen, Rechnungen zu schreiben, Zahlungsein- und -ausgänge zu prüfen und bei Zahlungsverzug Mahnungen zu verschicken. Für ihre tägliche Arbeit benötigen sie gute Kenntnisse der Rechtschreibung und Grammatik sowie ein gutes Zahlenverständnis, um aus großen Datenbeständen die für den jeweiligen Zweck wichtigen Daten herausfiltern und nutzen zu können.

Fundierte Kenntnisse in der Standardsoftware (z.B. Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme), aber ggf. auch in betriebsspezifischen Anwendungsprogrammen sind erforderlich.

Bestens organisiert
Wenn Bewerber oder Geschäftskunden in die Firma kommen, bereiten Bürokaufleute die Räumlichkeiten vor, stellen Getränke bereit, legen Firmenprospekte aus, empfangen die Besucher und begleiten sie zu den jeweiligen Ansprechpartnern in der Firma. Ein gepflegtes Äußeres und gute Umgangsformen gehören hier selbstverständlich dazu.

Wenn Kollegen dienstlich verreisen, recherchieren Bürokaufleute nach der besten Zugverbindung und reservieren Hotelzimmer. Um Kunden, Kollegen, Behörden, Verbänden und Lieferanten fundierte Auskünfte erteilen zu können, müssen Bürokaufleute natürlich ihren Betrieb, die verschiedenen Arbeitsbereiche und die Zuständigkeiten von Kollegen und Vorgesetzten gut kennen.

In der Lagerwirtschaft erfassen und kontrollieren sie den Bestand, prüfen zusammen mit den Lageristen die Qualität der eintreffenden Waren und veranlassen ggf. auch Mängelrügen. In der Personalverwaltung bearbeiten und verwalten sie unter Beachtung des Datenschutzes Anfragen, Bewerbungen sowie Personalakten und erledigen die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Zum Teil wirken Bürokaufleute auch bei Abstimmungen mit den Sozialversicherungsträgern mit.

Bürokaufleute haben hauptsächlich folgende Aufgaben:

• Aufträge und Rechnungen bearbeiten
  • Zahlungs- und Liefertermine überwachen
  • Aufträge entgegennehmen und bearbeiten
  • Angebote unterbreiten und einholen
  • Eingangsrechnungen kontrollieren
  • Ausgangsrechnungen erstellen
  • Zahlungen veranlassen

• Aufgaben in der Lagerwirtschaft ausführen
  • Lagerbestände und -kosten unter den Gesichtspunkten Qualität, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit kontrollieren
  • Liefertermine überwachen
  • Waren annehmen und kontrollieren, Warenmängel reklamieren, Waren ein- und auslagern

• Aufgaben im Personalbereich ausführen
  • Personalakten führen und verwalten, z.B. Arbeits- und Fehlzeiten erfassen
  • bei der Entgeltabrechnung mitwirken
  • Steuern und Sozialabgaben abführen
  • bei der Planung und Ermittlung von Personaleinsatz und -bedarf mitwirken
  • Arbeitsverträge ausstellen
  • Arbeits- und Verdienstbescheinigungen erstellen

• Aufgaben im betrieblichen Rechnungswesen ausführen
  • Belege sachgerecht erfassen, Kosten dokumentieren
  • Geschäftsvorgänge buchen
  • Kostenrechnungen durchführen
  • Kalkulationen nach Anleitung durchführen
  • Finanzbedarf ermitteln
  • Kostenentwicklungen verfolgen

• Darüber hinaus führen sie auch folgende Tätigkeiten aus:
  • allgemeine Bürowirtschaft und Organisationsaufgaben erledigen
  • verwaltungstechnischen Schriftverkehr erledigen
  • Besprechungs- und Telefongesprächsnotizen sowie Sitzungsprotokolle anfertigen
  • Schriftverkehr nach außen abwickeln, z.B. mit Auftraggebern, Kunden, Lieferanten, Geschäfts-partnern, Behörden, Verbänden
  • Dienst- und Organisationspläne erstellen
  • Informationen und Daten einholen, erstellen und aufbereiten
  • Schriftsätze aller Art, Berichte, Aufstellungen, Statistiken und Zwischenbilanzen anfertigen

Ausbildungsvergütung / Verdienstmöglichkeiten
Die Ausbildungsvergütung richtet sich überwiegend nach tarifvertraglichen Vereinbarungen. Ihre Höhe ist abhängig vom Ausbildungsbereich (Industrie und Handel, Handwerk u.a.) und von der Branche, in der die Ausbildung stattfindet, sowie vom räumlichen Geltungsbereich des einschlägigen Tarifvertrages. Unter bestimmten Bedingungen, beispielsweise wenn der Ausbildungsbetrieb nicht tarifgebunden ist, sind auch frei vereinbarte Ausbildungsvergütungen möglich.

Die folgenden Angaben dienen nur der Orientierung. Ansprüche können aus ihnen nicht abgeleitet werden.

1. Ausbildungsjahr: 414 € bis 705 €
2. Ausbildungsjahr: 490 € bis 767 €
3. Ausbildungsjahr: 597 € bis 845 €

Das spätere Einkommen ist wesentlich von den jeweiligen Anforderungen abhängig. Daneben werden in der Regel Berufserfahrung und Verantwortlichkeit berücksichtigt. Es treten regionale und branchenabhängige Einkommensunterschiede auf. Bürokaufleute können mit einer tarifliche Bruttogrundvergütung von ca. 2.390 € bis 2.626 € im Monat rechnen.

Berufsschule:

Der Unterricht wird im Theorie- und Fachpraxisbereich in folgenden Themenbereichen erteilt:

• Rechnungswesen
• Informationsverarbeitung
• Datenverarbeitung
• Textverarbeitung
• Allgemeine Wirtschaftslehre
• Spezielle Wirtschaftslehre

Dabei wird den Auszubildenden übergreifend z.B. vermittelt,

• welche Aufgaben und Stellung der Ausbildungsbetrieb im gesamtwirtschaftlichen Zusammenhang hat und wie der Ausbildungsbetrieb organisiert ist
• welche gegenseitigen Rechte und Pflichten aus dem Ausbildungsvertrag entstehen
• berufsspezifische Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften anzuwenden
• welche Umweltschutzmaßnahmen zu beachten sind

Rechtsgrundlagen:

1. Verordnung über die Berufsausbildung zum Bürokaufmann / zur Bürokauffrau
2. Rahmenlehrplan für den Ausbildungsberuf Bürokaufmann / Bürokauffrau

Stundenpläne
Die aktuellen Stundenpläne finden Sie in Kürze unter der entsprechenden Rubrik der Homepage